L'importanza della comunicazione nel Project Management

Luglio 28, 2014

Molti anni fa, un buon project manager avrebbe potuto farla franca essendo un povero comunicatore. Ai clienti aziendali in genere non piaceva, ma finché il project manager riusciva a consegnare i prodotti, il cliente avrebbe potuto essere propenso a lasciarli fare le proprie cose. Nel mondo di oggi, tuttavia, i progetti devono essere intrapresi in collaborazione con l'azienda, e questa partnership richiede assolutamente una comunicazione solida. In effetti, molti dei problemi che emergono in un progetto sono in realtà il risultato di una scarsa comunicazione. Una scarsa comunicazione può portare alle seguenti aree problematiche.

Supponendo che la mancata risposta sia un accordo

Nel mondo odierno dell'alta tecnologia, non abbiamo ancora trovato una persona che si lamenti di non ricevere abbastanza posta elettronica. Di solito è vero proprio il contrario. Siamo bombardati da email di chi ha davvero qualcosa da dire, ma purtroppo di persone che hanno voglia di copiare TUTTI, e anche di chi fa solo spam. Noi come cultura dobbiamo ancora padroneggiare questa tecnologia, che può consentire alle informazioni veramente importanti di fluttuare in alto e a quelle non importanti di essere filtrate. È un errore da parte del mittente presumere che il messaggio sia stato ascoltato senza alcuna risposta.

Non avere un verbale corretto della riunione

Viviamo in una società frenetica e sembra che siamo sempre in movimento, da una riunione all'altra. Poiché i problemi che risolviamo diventano sempre più complessi, è sempre più importante documentare le decisioni e le discussioni e indicizzarle per potervi fare rapidamente riferimento quando sorgono domande. Abbiamo visto decisioni precedenti venire svelate e i team affrontare una lunga rielaborazione delle discussioni precedenti SOLO per tornare al punto di partenza da cui siamo venuti. Non sarebbe stato più semplice rivedere i verbali precedenti per capire innanzitutto come è arrivata la decisione?

Impostazione delle aspettative poco chiara

Alcuni project manager fanno un pessimo lavoro nel parlare con il proprio team per spiegare cosa dovrebbero fare. A volte il project manager non è chiaro sulla scadenza degli incarichi. A volte il project manager ha una visione di come sarà un risultato finale ma non la comunica alla persona assegnata fino a quando il primo tentativo non si rivela sbagliato. A volte il project manager non comunica chiaramente e i membri del team dedicano tempo a lavori non necessari. Ancora una volta, tutto ciò causa ulteriore lavoro e ulteriore frustrazione da parte del project manager e dei membri del team.

Molti progetti hanno problemi. Una scarsa comunicazione può causare molti problemi e aggravarne altri. D’altro canto, la comunicazione proattiva può aiutare a superare molti altri errori. Non considerare la comunicazione un male necessario. Usalo invece a tuo vantaggio per aiutare il tuo progetto a procedere senza intoppi con meno frustrazione, meno incertezza e senza sorprese.

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